Comment affilier les salariés à la mutuelle d’entreprise en France ?

Votre entreprise a souscrit un contrat collectif pour protéger ses salariés ? Il est désormais crucial d’affilier les salariés aux contrats, pour qu’ils puissent en bénéficier. Mais en quoi consiste l’affiliation ?  L’affiliation à la santé et Prévoyance de l’entreprise est un dispositif clé dans le domaine des ressources humaines et du bien-être des employés. Il permet de faire adhérer les salariés au contrat de Santé et/ou Prévoyance visant à leur offrir une couverture de santé complémentaire, en plus de celle fournie par le système de sécurité sociale standard.

En France, l’affiliation des salariés à la mutuelle de leur entreprise est obligatoire. Mais quelles sont les options, plus ou moins rapide, pour effectuer une affiliation ? Découvrez dans cet article les diverses méthodes d’affiliation à la mutuelle d’entreprise, les éléments importants à surveiller, ainsi que la particularité liée à l’affiliation en matière de Prévoyance.

Trois possibilités pour l’affiliation sur une mutuelle :

✅ Affiliation par E-BIA, un processus entièrement dématérialisé : Commencez par compléter en ligne certaines informations sur le salarié. Ensuite, le salarié reçoit un lien pour télécharger ses documents et confirmer son affiliation. Connectez-vous simplement à l’Espace entreprise en ligne du gestionnaire pour démarrer ce processus.

Les plus (+) : Ce mode garantit un processus rapide, à la main du salarié, permettant une affiliation rapide et respectant la confidentialité des données personnelles.

✅ Affiliation 100% en ligne : Saisissez toutes les données nécessaires pour l’affiliation directement en ligne, via l’espace RH après avoir collecté le RIB et l’attestation de droits du salarié.

Les plus (+) : le salarié n’a pas à intervenir, et l’entreprise s’assure de la bonne affiliation de l’ensemble de ses salariés, le tout avec une procédure 100% sécurisée et rapide.

✅ Affiliation par bulletin papier : Bien que moins recommandée en raison de ses longs délais de traitement et du risque d’erreurs manuelles, cette option reste disponible si les solutions dématérialisées ne sont pas faisables. Le salarié doit remplir un bulletin papier accompagné du RIB et de l’attestation de droits.

Á noter (-) : L’affiliation via bulletin papier rallonge significativement les délais de traitements et peut entrainer des erreurs liées au traitement manuel. 

L’affiliation sur le contrat Prévoyance :

En matière de prévoyance, l’affiliation des salariés est automatique dès leur premier jour. Si un salarié désire désigner des bénéficiaires spécifiques, il doit remplir un formulaire lors de la souscription au contrat. La couverture standard s’applique autrement, et tous les salariés doivent contribuer obligatoirement via la paie.

Points de vigilance lors de l’affiliation :

• L’adhésion au contrat collectif étant obligatoire, il est crucial de s’assurer que tous les salariés soient inscrits et commencent à cotiser dès leur arrivée.
• Il est aussi important de noter que l’affiliation via DSN n’est pas possible pour la mutuelle.
• Si un salarié demande à être exempté, un justificatif officiel, tel qu’une attestation sur l’honneur, doit être fourni par celui-ci. Vérifiez également votre Document Unique d’Evaluation (DUE) pour éviter toute complication lors des contrôles URSSAF, notamment concernant l’adhésion obligatoire des ayants droit.

Chez MIA Assurances, nous comprenons l’importance cruciale d’une couverte Santé et Prévoyance efficace et d’un accompagnement personnalisé dans la mise en place des contrats. Notre service sur mesure garantit que chaque client bénéficie de la couverture la plus adaptée à ses besoins spécifiques.

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