Si nous n’êtes pas familier avec les formalités françaises à réaliser en cas d’arrêt de travail, MIA Assurances vous propose un tour d’horizon des démarches à mener pour déclarer un arrêt de travail et vous renseigner sur les modalités d’indemnisation, grâce à la garantie Prévoyance.
Déclarer un arrêt de travail : est-ce nécessaire ?
Si vous avez souscrit un contrat de Prévoyance pour vos salariés, ces derniers bénéficient d’un maintien de leur salaire en cas d’arrêt de travail.
Lorsqu’ils vous signalent leur arrêt de travail, ils sont tenus de fournir un Certificat Médical d’arrêt de travail certifié par leur médecin indiquant la durée de l’arrêt prescrit. Il est ensuite de votre responsabilité, en tant que Responsable Ressources Humaines, ou Dirigeant, de déclarer cet arrêt auprès de l’assurance maladie et de votre contrat d’assurance entreprise. Cette déclaration est nécessaire pour pouvoir recourir à l’indemnisation.
Il est primordial de procéder à la déclaration rapidement afin que l’assureur puisse accepter votre dossier et que la totalité des prestations dues vous soit bien versée.
Déclarer un arrêt de travail : comment faire ?
Les étapes à suivre pour déclarer un arrêt de travail en tant que employeur :
1 – Déclaration auprès de l’assurance maladie
Lorsqu’un salarié est en arrêt de travail, il est nécessaire d’effectuer une déclaration auprès de la sécurité sociale dans les 48h. Par ailleurs, il conviendra de fournir le Certificat Médical d’arrêt de travail ainsi que l’Attestation de salaire à l’assurance maladie dans les 5 jours suivant la connaissance de l’arrêt si vous avez recours à la DSN. Cette attestation mentionnera le salaire habituellement perçu par le collaborateur, afin que l’assurance maladie puisse calculer le montant des indemnités journalières. Retrouvez sur ameli.fr les modèles d’attestations à compléter.
2 – Déclaration auprès de l’assureur
Par ailleurs, si l’employeur a souscrit un contrat de Prévoyance collective, il faudra tout d’abord se référer aux Conditions Particulières du contrat pour connaître la durée de la franchise applicable (90 jours, 30 jours ou plus rarement 60 jours). Une fois la durée de la franchise atteinte, l’assureur versera alors des indemnités journalières à l’employeur, à la hauteur des garanties souscrites.
Ensuite, vous devrez également ouvrir une Déclaration d’arrêt de travail auprès de votre de Prévoyance entreprise, afin de déclencher le remboursement de la part complémentaire à la Sécurité sociale. La déclaration d’arrêt de travail auprès de l’assureur doit être faite dès l’expiration de la franchise, il est important d’aller consulter la franchise du contrat de prévoyance pour prendre connaissance du délai exact (90 jours, 30 jours ou plus rarement 60 jours). Néanmoins, nous recommandons par sécurité de déclarer pour « prendre date » dans les 30 jours suivant l’arrêt.
3 – Documents à transmettre auprès de l’assureur :
- Le formulaire de déclaration d’arrêt de travail fourni par l’assureur.
- Le questionnaire médical confidentiel qui doit être rempli par le médecin traitant du salarié et adressé directement à l’assureur sans passer par l’employeur.
- La copie des 12 bulletins de salaire précédents, nécessaires pour calculer les indemnités.
- Le décompte d’indemnités journalières de Sécurité Sociale à compter du premier jour de l’arrêt de travail.
Important : Tout salarié présent aux effectifs de l’entreprise est couvert par le contrat de Prévoyance depuis sa date d’entrée dans l’entreprise.
Indemnisation arrêt de travail : comment ça fonctionne ?
En cas d’arrêt de travail, le versement de l’indemnité à votre salarié peut se faire de deux façons :
- dans la grande majorité des cas, en tant qu’employeur, vous prévoyez la possibilité de maintenir le salaire de votre collaborateur. Dans ce cas, votre salarié continuera de percevoir son salaire, et vous percevrez les indemnités en contrepartie.
- dans certains cas, votre salarié peut percevoir d’une part les indemnités journalières de l’assurance maladie, et d’autre part, les indemnités du contrat de prévoyance de l’entreprise.
Il faudra toutefois veiller à vérifier les délais de carence des contrats souscrits : les remboursements de votre contrat de Prévoyance interviendront en effet seulement une fois le délai de carence dépassé.
Conséquences d’un retard de déclaration d’arrêt de travail :
En cas de non-déclaration ou de déclaration tardive, l’indemnisation pourrait être partiellement ou totalement refusée par l’assureur, obligeant ainsi l’employeur à verser les sommes dues au salarié, sans bénéficier de la compensation prévue par le contrat de Prévoyance.
Le cabinet de courtage MIA Assurances reste à votre disposition pour vous renseigner plus précisément sur la procédure à appliquer, conformément au contrat d’assurance que vous aurez souscrit.